تعلن شركة ايلا للخدمات الاعلامية – فرع دمشق عن توفر فرصة عمل سكرتيرة تنفيذية ، بدوام كامل
وصف الوظيفة:
تنظيم ومتابعة جدول أعمال المدير التنفيذي ، المساعدة في تخطيط المواعيد والاجتماعات وحضورها ، تلقي المكالمات الهاتفية وإعادة توجيهها ،
إضافة إلى القيام بأداء مجموعة متنوعة من المهام الإدارية الأخرى .
المهام و المسؤوليات:
-
إعداد جدول الأعمال للمدير التنفيذي والمساعدة في تخطيط المواعيد والاجتماعات وتنسيقها و حضورها .
-
استقبال المكالمات الهاتفية وإعادة توجيهها حسب الطلب .
-
إعداد وصياغة المراسلات الصادرة الداخلية والخارجية ( الى الشركات او المؤسسات او الجهات الحكومية ) .
-
تنظيم عملية البريد الصادر والوارد الداخلي والخارجي واستكمال التوقيعات .
-
إعداد وتجهيز ترتيبات السفر للمدير التنفيذي .
-
مرافقة المدير التنفيذي في زيارات العمل ، ومتابعة كافة الملفات المتعلقة بهذه الزيارات.
-
التعامل مع الوثائق السرية والتأكد من بقائها بشكل آمن .
-
الحفاظ على السجلات الإلكترونية والورقية وضمان تنظيم المعلومات بحيث يمكن الوصول إليها بسهولة
المؤهلات و الخبرات المطلوبة:
-
معهد متوسط في مجال السكرتارية/ إدارة الأعمال كحد أدنى.
-
خبرة عملية لا تقل عن سنتين في مجال المراسلات وأعمال السكرتارية
المهارات و القدرات الوظيفية اللازمة:
-
امتلاك مهارات تنظيمية قوية والقدرة على إدارة الوقت بالشكل المطلوب .
-
مهارة التنسيق و المتابعة .
-
المعرفة الجيدة بإدارة المكاتب.
-
القدرة الجيدة على إعداد وصياغة المراسلات والتقارير
-
المهارات الحاسوبية : خبرة جيدة ببرامج الأوفيس عموما" .
-
القدرة على تحمل ضغط العمل ومواجهة المواقف
المواصفات الشخصية للمتقدم:
-
المظهر اللائق ، قوة الشخصية ، والتواصل الفعال .
-
هدوء الطبع ، وحسن الاستماع و الفهم و إدراك المواقف بوعي و تركيز
